Kolme Tallinna projektieksperdi visiidi Ugandasse April-Mai 2019

Sihtasutus Tallinna Arengu- ja Koolituskeskus (SA TAKK) korraldas 28. aprillist kuni 07. maini 2019.a.  arengukoostööprojekti „Uganda kohalike omavalitsuste teeninduskeskuste (one-stop-shop keskused avalike teenuste osutamiseks)  rajamine ja nende võimekuse tõstmine Tallinna eeskujul“ raames kolme Tallinna projektieksperdi visiidi Ugandasse. Koolitusvisiit toimus vastavalt pikendatud arengukoostööprojekti kinnitatud tegevuskavale ja selle töös osalesid Eesti/Tallinna poolsete ekspertidena Elle Veltmann, Jana Viital ning SA TAKK  juhatuse liige, Uganda arengukoostöö projektijuht Kalle Sepp.

Arengukoostööprojekti raames toimunud Tallinna ekspertide Uganda koolitusvisiidi alustuseks kohtuti esmalt Uganda Avalike Teenuste Ministeeriumi (MoPS) kantsleri kohusetäitja, pr. Sharifah Buzekiga, Uganda MoPS-i poolse projektimeeskonna ning Uganda Avaliku Teenistuse Kolledži (CSCU) juhtidega. Kohtumisel käsitleti käimasoleva arengukoostööprojekti eesmärkide ja projektitegevuste rakendamise ning konkreetse koolitusvisiidi programmis kokkulepitud tegevustega seotud küsimusi. MoPS–i projektikoordinaatorid tutvustasid kahe visiidi vahepealsel perioodil teeninduskeskuste arengutega ning  MoPS-i „Service Uganda“ teeninduskeskuse arenguga seonduvat, MoPS-i IT- teenistuse esindajad tutvustasid arenguid dokumendihalduse ja elektroonilise dokumendihalduse süsteemi käivitamisel, MoPS-is ühtse ja ametliku e-maili aadressi kasutuselevõtul ning ühtse kalendersüsteemi kasutamise käivitamisel. MoPS-i teeninduskeskust külastab nädalas 1 500-1 800 inimest/klienti, keskuses registreeritakse ja skaneeritakse kõik esitatud dokumendid, registreeritakse kõik MoPS-i külastajad ja kogutakse statistikat, igal nädalal toimub töökoosolek, koostöö ministeeriumi erinevate osakondade vahel järjest tiheneb. Kõik teeninduskeskuse töötajad kannavad „Service Uganda“ logodega vormiriietust.

Rohkem kui 20 osalejaga nõupidamisel/koolitusel tutvustasid MoPS-i IT osakondade juhid, tulenevalt Tallinna ekspertide nõuannetest ja ettepanekutest, sisse viidud  muudatusi ministeeriumi dokumendihalduse ning infovahetuse süsteemis, samuti tutvustasid pilootprojektina käivitatud elektroonilise dokumendihaldussüsteemi arenguid. Toimus pikk analüüs ja arutelu Eesti ekspertide juhtimisel. Nõupidamise ühe tulemusena kaardistati peamised eesmärgid MoPS-i teabehalduse ja sisekommunikatsiooni reorganiseerimiseks.

Samuti korraldati koolitus ja kogemuste vahetamine MoPS–i „Service Uganda“ teeninduskeskuse 20  töötajaga. Uganda kolleegid jagasid oma esialgseid positiivseid ja ka negatiivseid kogemusi seoses klienditeeninduse jm. teeninduskeskuse igapäevatöö küsimustega. Eesti projektieksperdid nõustasid oma kolleege ja jagasid ka omapoolseid kogemusi ja näpunäiteid samalaadsete probleemide lahendamisel.

Eesti projektieksperdid kohtusid koolitusvisiidi käigus esmakordselt ametlikult ka Kampala linnavalitsuse esindajatega, eesmärgiga arutada võimalikku tulevast koostööd Kampala ja Tallinna linnade vahel. Kohtumist juhtis Kampala avalike suhete osakonna juhataja Peter Kaujju ja kohtumisel osales ka Kampala linnavalitsuse spordi, kultuuri ja turismi osakonna juhataja Ronald Mubiru. Tutvustati käimasolevat arengukoostööprojekti, linnade tegevusi ja võimalikke koostöövaldkondi. Kuna R. Mubiru viibib juulikuus Tallinna linna kutsel ja finantseerimisel  külalisena 27. Laulu-ja Tantsupeol, võtab ta tulles Tallinnasse kaasa Kampala linna poolsed konkreetsed ettepanekud võimalikuks tulevaseks koostööks.

Koolitusele Kaseses olid MoPS-i poolt kutsutud osalema kõikide pilootprojektis osalevate omavalitsuste teeninduskeskuste – MoPS-i, Kasese, Mbale, Jinja, Entebbe ja Gulu esindajad. Iga teeninduskeskuse esindaja esines ettekandega teeninduskeskuse arengust, probleemidest ja nende lahendamise võimalustest, koolituse vajadustest jms.  Eesti poolsed projektieksperdid viisid läbi päevase koolituse ja nõustasid täiendavalt keskuste töötajaid individuaalselt. Nii Kasese linnapea kui kõikide osalenud teeninduskeskuste juhid soovisid arengukoostööprojekti jätkumiste tulevikus, Eesti projektiekspertidelt oodatakse koolitusi ja nõuandeid klienditeeninduse arendamiseks, asjaajamiskorra uuendamiseks ja dokumendihalduse süsteemi reorganiseerimiseks ja infoliikumise automatiseerimiseks. Kõik piloot teeninduskeskused on tuleviku arengute osas väga positiivsed, kasutavad „Service Uganda“ sümboolikaga ühtset vormiriietust  ning loodavad keskuste jätkusuutlikkuse kindlustamiseks Eesti projektiekspertide poolsete koolituste jätkumist tulevikus.

Kokkuvõtvatel nõupidamistel ministeeriumis tõdeti, et nn.“Cabinet Paper“, mis on aluseks üleriigiliste regionaalsete teeninduskeskuste rajamiseks on lõpuks Uganda Valitsuse poolt vastu võetud. Esialgselt planeeritud 16 teeninduskeskuse asemel on nüüd püstitatud ülesanne rajada 19 teeninduskeskust. Valitsus on andnud ülesande ja loa kasutada keskuste rajamistel Uganda Postile kuuluvaid hooneid. Praegustel pilootprojektina käivitatud keskustele lisaks on ministeeriumi ja  omavalitsuste soov käivitada lähiajal uued pilootkeskused Aruas, Liras, Hoimas ja Rukungiris.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (EDHS) arendamise osas lepiti poolte vahel üldiste eesmärkide täitmiseks kokku järgnevad MoPS-i IT osakonna spetsialistide ja Eesti projektiekspertide nõustamisel  läbiviidavad tegevused : jätkuv MoPs-i EDHS kasutajavaate testimine, kasutaja juhendite loomine, kasutaja toe käivitamine; Dokumendiringluse automatiseerimiseks kirjeldatakse olemasolevad protsessid ning kirjeldatakse teabe töötlemise  põhimõtted; EDHS funktsionaalsuse tõstmine ja sünkroniseerimine manuaalsete dokumendihalduse protsessidega; Manuaalse dokumentide registreerimise sünkroniseerimine EDHS dokumendi loenduritega; Algatatakse unikaalse registreerimisnumbri loomine EDHS vastavalt kehtivale dokumendiloetelule; Kasutajamugavuse kindlustamine, EDHS-st saab ametlik keskkond dokumendiringluse korraldamiseks; MoPS-is nn. superviisorite/vastutavate isikute määramine ning dokumendiringluse toetamine / kontrollimine;  Digitaliseerimise protsesside kirjeldamine (millised dokumendid edastatakse täitmiseks digitaalsel kujul, millisel paberkandjal, vastutuse määramine); EDHS liidestamine ametliku e-posti aadressiga tööprotsesside ühtlustamise eesmärgil; Mitteametliku kommunikatsiooni vähendamine ja infovahetuse tõstmine ametlikesse infokanalitesse (e-post, sünkroniseeritud kalendrid); MoPS-i Intraneti loomine ja arendamine sisekommunikatsiooni tõhustamise eesmärgil.

Lepiti kokku, et Eesti projekti eksperdid jagavad/edastavad veelkord MoPS-i meeskonnale Eesti  teabehalduse korraldamise alase seadusandluse ja standardid ning asjaajamiskorra näidised.

Nõupidamistel lepiti ka kokku, et käimasoleva arengukoostööprojekti raames viimase Uganda delegatsiooni Eesti koolitusvisiit toimub 23.-30.06.2019. Koolitusvisiidi toimumise ajaks valmistab MoPS ette Ministri palve/pöördumise ettepanekuga koostöö jätkamiseks pärast käimasoleva arengukoostööprojekti lõppemist (31.07.2019).

Koostööprojekti rahastab Eesti Välisministeerium arengu- ja humanitaarabi vahenditest.

MATERJALID

FOTOD