Kolme Tallinna projektieksperdi visiit Ugandasse

Sihtasutus Tallinna Arengu- ja Koolituskeskus (SA TAKK) korraldas 13. jaanuarist kuni 22. jaanuarini 2019.a.  arengukoostööprojekti „Uganda kohalike omavalitsuste teeninduskeskuste (one-stop-shop keskused avalike teenuste osutamiseks)  rajamine ja nende võimekuse tõstmine Tallinna eeskujul“ raames kolme Tallinna projektieksperdi visiidi Ugandasse. Koolitusvisiit toimus vastavalt pikendatud arengukoostööprojekti kinnitatud tegevuskavale ja selle töös osalesid Eesti/Tallinna poolsete ekspertidena Ülle Purga, Jana Viital ning SA TAKK  juhatuse liige, Uganda arengukoostöö projektijuht Kalle Sepp.

Arengukoostööprojekti raames toimunud Tallinna ekspertide Uganda koolitusvisiidi algul kohtuti esmalt Uganda Avalike Teenuste Ministeeriumi (MoPS) kantsleri, pr. Catherine Bitarakwate Musingwiire ning Uganda poolse projektimeeskonnaga. Kohtumisel kantsleriga arutleti käimasoleva arengukoostööprojekti eesmärkide ja projektitegevuste rakendamise ning konkreetse visiidi Programmis kokkulepitud tegevustega seotud küsimuste üle. MoPS keskendub 2019. aastal kahe regionaalse teeninduskeskuse väljaarendamisele Kaseses ja Mbales. Rahalised vahendid MoPS eelarves nende teeninduskeskuste väljaehitamiseks on eraldatud. Avalike Teenuste Ministeerium on Service Uganda“  kontseptsiooni tutvustamisele ning avalike teenuste osutamise tõhustamise osatähtsuse tõstmisele.

Eesti/Tallinna projektiekspertide poolt korraldati koolitus MoPS-i teeninduskeskuse- ja osakondade juhtivspetsialistidele ning pilootprojekti seni kaasatud Jinja, Entebbe, Mbale, Kasese ja Gulu ning neile täiendavalt lisandunud Lira, Hoima ja Arua omavalitsuste esindajatele (35 osalejat), eesmärgiga tutvustada avalike teenuste osutamise mudelit. Koolituse keskmes oli teeninduskeskuste töökorralduse-ja  klienditeeninduse parendamine.

Seekordse Uganda koolitusvisiidi tähtsündmuseks oli esimese Uganda avaliku teenistuse sektoris avatud „Service Uganda“ Keskuse pidulik avamine 15. jaanuaril 2019. Avatud teenindussaal on Uganda avaliku teenistuse esimene ning on oluliseks verstapostiks Uganda avalike teenuste tõhustamisel. Avamistseremooniast võtsid osa Uganda Avaliku Teenistuse Nõukogu juhid, ministrid, ministeeriumite kantslerid, projekti partneromavalitsuste juhtivtöötajad ning ministeeriumi juhtivtöötajad. Oma avakõnes tänas MoPS-i minister, Hon. Wilson Muruli Mukasa, muuhulgas Eestit ja Tallinna märkimisväärse panuse eest „Service Uganda“ Keskuse avamisel ning tulemusliku koostöö eest Uganda avaliku teenistuse kaasajastamisel. Seejärel tutvustati avatseremooniale kutsutud külalistele ning meedia esindajatele uut „Service Uganda“ Keskuse  teenindussaali ja selles pakutavaid teenuseid ning teenindussaali töökorraldust.

„Service Uganda“ Keskuse pidulikule avamistseremooniale eelnes Eesti/Tallinna projektiekspertide kohtumine Uganda Avalike Teenuste Ministeeriumi minister, Hon. Wilson Muruli Mukasaga, kus arutleti  käimasoleva arengukoostööprojekti jooksul saavutatu üle. Minister tänas Eesti/Tallinna eksperte senise tulemusliku koostöö ja toetuse eest ning kinnitas Uganda poolset soovi koostöö jätkamiseks tulevikus. Kohtumisele ministriga järgnenud pressikonverentsil tutvustasid Uganda meedia esindajatele „Service Uganda“ Keskuste kontseptsiooni nii minister, kantsler kui ministeeriumis projektiga tegelevad  juhtivad ametnikud.

Pärast pidulikku avamistseremooniat kohtus projektiekspert Jana Viital teabehalduse korralduse ja arendamise eest vastutavate MoPS ametnikega (meeskond koosseisus dokumendiregistri osakond, IT juhtivspetsialist ja teenindussaali esindaja teabehalduse alal),  kellega on video-konverentside ja regulaarse kommunikatsiooni ja tagasiside abil tehtud tihedat koostööd õppevisiitide vahelisel ajal. Koosolekul arutleti tänaseks toimunud muudatuste üle ning lepiti kokku edasised koostööetapid sisekommunikatsiooni ja teabehalduse tõhustamise vallas.
Peale meeskonnakoosolekut viis projektiekspert Jana Viital läbi koolituse, kus osalesid  ministeeriumi juhtivtöötajad teabehalduse korraldamise ja asjaajamise aluste väljatöötamise valdkonnas, IT tugi, registriosakond ja tehnilised spetsialistid, kes tegelevad igapäevaselt teabe haldamise ja vahendamisega. Esitluse käigus tutvustas ekspert teabehalduse põhimõtteid Eestis. Koolituse käigus võrreldi EDMS (elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide) tööpõhimõtteid ja kaardistati elementaarsed vajadused MoPS dokumendihalduse efektiivsemaks digitaliseerimiseks ja teabehalduse standardite kaasajastamiseks. Ministeerium kasutab dokumendihaldussüsteemina selleks arendatud moodulit palga- ja pensionisüsteemis IPPS, kuid mille täielik kasutusele võtt eeldab teatud arenduste ja täienduste rakendamist.  Kohtumisel kaardistati esmased vajadused mooduli täiendamiseks ja ettepanekud ning vajadused edastati IT osakonnale. Lisaks arutleti teabehalduse ja üldise sisekommunikatsiooni ühtlustamise meetodite ja võimalike lahenduste üle. Koolitusel osales 15 teenistujat. Lepiti kokku, et osalejad jätkavad edasi meeskonnana, kuhu kaasatakse erinevate teabehalduse korraldamise ja tugisüsteemide loomise eest vastutavate osakondade esindajad. Peale koolitust tutvus projektiekspert ministeeriumi dokumendihoidlaga ning sai põhjaliku ülevaate manuaalsetest ja digitaalsetest protseduuridest, kasutusel olevatest vahenditest ning väljakutsetest teabehalduse digitaliseerimise vallas. Eesti/Tallinna projektieksperdid jätkavad nõustamist teabehalduse standardiseerimise ja digitaliseerimise vallas eesmärgiga vähendada asutuse igapäevast bürokraatiat ning ühtlustada üldist korraldust.

Eesti/Tallinna projektieksperdid külastasid ja kohtusid seekordse Uganda koolitusvisiidi käigus ka Jinja, Mbale ja Gulu omavalitsusjuhtide – linnapeade, linnasekretäride ja linnavolikogude liikmetega ning linnavalitsuste osakondade juhatajate ja juhtivametnikega. Nimetatud omavalitsuses korraldati Eesti/Tallinna poolsete projektiekspertidega kohtumised, koolitused ning projektiekspertide ettekanded avalike teenuste arendamise ning teeninduskeskuste rajamise ja nendes töö korraldamise kohta.

Üle 30-ne osalejaga kohtumisel ning koolitustel Jinjas tõdesid KOV juhid ja teenindussaali koordinaatorid  taaskord vajadust veelgi tõhusama koostöö ja juhendamise osas MoPS-i ja Jinja omavalitsuse vahel. Jinja teeninduskeskuse juhataja Brenda Kadhaya  tutvustas osalejatele Jinja teeninduskeskust ja selle seniseid töötulemusi, töö käigus tõstatunud probleeme ning tulevasi koolitusvajadusi. Teeninduskeskuses on praeguseks paigaldatud ja mehitatud 4-erineva teenuse osutamiseks vastuvõtulauad, on ühendatud sisetelefon ning toimub aktiivne avalduste vastuvõtmine/registreerimine. On korraldatud teeninduslaud „linnapea ning linnasekretäri vastuvõtule registreerimiseks“ ning plaanis on lisada teeninduskeskusesse veel vähemalt 8-9 uut avalikku teenust. Jinja teeninduskeskuse töötajad märkisid eriti olulise ja vajalikuna ühiste kohtumiste ja arutelude korraldamise jätkamist kõikide pilootprojektis osalevate keskuste töötajate ja MoPS-i esindajatega – varasemalt Kaseses toimunud kohtumise eeskujul. Jinja linnasekretär kinnitas, et linnavalitsus on täiendavalt määratud ühe kõrgema ametniku teeninduskeskuse projekti koordineerima, samuti on eraldatud eelarves vahendid teeninduskeskuse arendamiseks ning linnavalitsus on valmis vajadusel eraldama krunti uue regionaalse teeninduskeskuse hoone rajamiseks. Lepiti kokku järgmisel koolitusvisiidil Eesti poolsete projektiekspertide pakutavad/soovitud koolituse teemad: klienditeenindus ja  dokumendihalduse põhimõtete rakendamine.

Kohtumistel ja koolitusel Mbale linnavalikogu ja linnavalitsuse juhtidega osales üle 25 Mbale juhtivspetsialisti-ja ametniku. Ettekannetega esinesid nii Mbale abilinnapea, Mbale linnasekretär, Mbale poolne projektikoordinaator Michael Malomo, teeninduskeskuses erinevaid avalikke teenuseid osutavad spetsialistid, Mbale  linnavolikogu liikmed ning MoPS esindajana „Service Uganda“ keskuste rajamise koordinaator Allen Kakama Mpiriirwe. Omapoolsete ettekannetega esinesid ka kõik Eesti/Tallinna poolsed projektieksperdid. Juba praegu pakub Mbale teeninduskeskus 10. erinevat avalikku teenust ning lisaks on Mbale teiste pilootprojektis osalevate omavalitsuste eeskujul korraldanud teeninduslauad „linnapea ning linnasekretäri vastuvõtule registreerimiseks“. Samuti on Mbale uue regionaalse teeninduskeskse tarbeks eraldatud kinnistu, kus abilinnapea koos külalistega, koolituste lõppedes pidulikult sümboolse „nurgakivi augu“ kaevas ! Projekt ja tööjoonised uue Mbale regionaalse teeninduskeskuse tarvis on Tööministeeriumil kinnitamise lõppfaasis, rahalised vahendid MoPS-i eelarves keskuse väljaehitamiseks on eraldatud. Koolituste lõppedes lepiti kokku, et järgmisel Mbale koolitustel käsitlevad Eesti/Tallinna projektieksperdid sügavuti klienditeeninduse ning dokumendihalduse korraldamisega seonduvaid valdkondi. Meeldejääva vahejuhtumina andsid linnajuhid  Mbale koolituste lõppedes Eesti/Tallinna projektiekspertidele ka uued kohalikud Ugandapärased nimed !

Liras tutvustati Eesti/Tallinna poolsetele projektiekspertidele KOV-i juhtide poolt väljapakutud võimalikke teeninduskeskuse asukohti ning arutleti neist teeninduskeskuse rajamiseks sobivaima lahenduse osas.

Gulus kohtusid Eesti/Tallinna projektieksperdid nii linnasekretäri kui abilinnapeaga, kes tutvustasid omapoolseid seisukohti teeninduskeskuse rajamiseks Gulusse. Gulus on juba kinnitatud projekti koordinaator ja teeninduskeskuse töö eest vastutav ametnik. Kohtumise järgselt toimus vastavalt kokkulepitud Programmile korraldatud koolitus ligi 30-le Gulu linnavalitsuse juhtivspetsialistile, millest võtsid osa ka Gulu abilinnapea, erinevate linnaametite juhid ja teeninduskeskuse koordinaatorid. Eesti projektiekspertide ning  MoPS-i poolse „Service Uganda“ koordinaatori Allen Kakama Mpiriirwe ettekanded tõstatasid arvukalt küsimusi ja huvitava diskussiooni. Praeguseks on Gulus eksperimendi korras linnaplaneerimise ametisse loodud nn. „mini teeninduskeskuse“ mudel, kus kõik linnaplaneerimisega seotud spetsialistid ning vastavad pakutavad avalikud teenused on kokku koondatud ühte ruumi. Gulu linnajuhid on MoPS-ile lubanud eraldada võimaliku uue teeninduskeskuse tarvis ka linnavalitsuse vastas asuva vaba kinnistu.

MoPS-is toimunud Uganda koolitusvisiiti kokkuvõtval nõupidamisel ja arutelul osalesid kõik MoPS-i poolsed  arengukoostööprojekti ja „Service Uganda“ projekti juhtivad ametnikud ning CSCU juhid ning ka ministeeriumi teabehalduse, IT ja  EDMS-i arendamise eest vastutavad ametnikud, arutati lõppenud koolitusvisiidi tulemuste ja järgnevate projektitegevuste üle. Omapoolse ülevaate koostööprojekti Uganda senistest saavutatud tulemustest ja eesolevatest väljakutsetest esitas „Service Uganda“ keskuste rajamise koordinaator Allen Kakama Mpiriirwe. Koos arutati, kuidas kindlustada juba töötavate pilootteeninduskeskuste jätkusuutlikkus, kuidas tõhustada koostööd elektroonilise dokumendihalduse (EDMS) rakendamiseks ning digitaalseks infovahetuseks. Infoliikumise standardite kehtestamiseks ja   „Service Uganda“ projekti tutvustamiseks erinevates, Ugandas levinud keeltes MoPS-i kodulehel ning erinevate meediakanalite kasutamise vajadust MoPS-i meediajuhtide poolt „Service Uganda„ põhimõtete tutvustamisel avalikkusele. Peeti vajalikuks MoPS-i teeninduskeskuses pakutavate avalikke teenuseid käsitlevate korduma kippuvate küsimuste rubriigi loomist MoPS-i kodulehele, samuti pilootteenindussaalidele lihtsa statistikasüsteemi väljatöötamist, mis võimaldaks MoPS-il teha projektist üldistavaid kokkuvõtteid teeninduskeskustes pakutavate teenuste arendamiseks jpm.

Dokumendihalduse digitaliseerimise ja arendamise osas lepiti kokku, et Eesti-Uganda meeskond jätkab e-kanalite ja videokonverentside vahendusel edasist koostööd  teabehalduse tõhustamise ja standardiseerimise suunal. Koolitusvisiidi jooksul kaardistati sisendid olemasoleva dokumendihaldussüsteemi mooduli täiustamiseks ning ettepanekud edastati IT ametnikele ülevaatamiseks ja IPPS-arendajaga arutamiseks (sellised funktsioonid nagu registreerimine ja indekseerimine, failide üleslaadimine, ülesannete ametlik määramine, dokumendi teekonna ja tähtaegade jälgimine, kontrollimine, juurdepääsu piiramine ja säilitustähtaegade määramine DHS-s võimaldavad efektiivsemat digitaliseerimiseks) Lepiti kokku teabehalduse korraldamisel kaasatakse vastutavad ametnikud registriosakonnast, tehnilised töötajad osakondadest ja tugisüsteemide administraatorid ning meeskond vahetab operatiivselt vajalikku teavet, kaardistamaks vajadused asutuse siseste standardite loomiseks ja järgimiseks. IT ametnikud teevad jõupingutusi keskse e-posti serveri rakendamiseks MoPSi ametnike seas, et ühtlustada ja parandada sisekommunikatsiooni (e-post, kalendrid, ruumi broneeringud jne) MoPS tehniline tugi koostab elementaarse algajale kasutajale suunatud  juhendi.

Poolte vahel lepiti kokku ka esialgsete võimalike tegevuskavas ettenähtud eesseisvate koolitusvisiitide toimumise ajad. Eesti/Tallinna ekspertide koolitusvisiit Ugandasse : aprill/mai 2019 ja Uganda esindajate Eesti koolitusvisiit Eestisse : juuni/juuli 2019.a.  Samuti lepiti kokku, et tulevase koolitusvisiidi Programmis planeeritakse korraldada Kaseses 2-päevane ühine koolitus kõikidele pilootprojektis osalevatele ja sellesse kaasatud omavalitsuste esindajatele: teenindussaalide arendamisest, klienditeeninduse ja dokumendiringluse korraldamisest. MoPS-ametnikega planeeritakse korraldada 2-päevane koolitus (teamwork) dokumendihalduse standardiseerimise ja digitaliseerimise ning sisekommunikatsiooni parandamise edendamise eesmärgil: (ühtne e-post, kalender, ruumide broneerimine, kalendersüsteemi kasutamine jms.) algaja kasutaja koolituse ettevalmistamine koostöös MoPS tehnilise meeskonnaga.

MoPS-i poolne projektikoordinaator asub koheselt välja selgitama Eestisse visiidile sõitvaid Uganda delegatsiooni liikmeid ja TAKK-i projektijuht asub ettevalmistama Uganda delegatsiooni koolitusvisiidiga seonduvaid küsimusi (visiidi Programm, viisataotlused, lennupiletid, majutus, transport, toitlustamine jms.).

Samuti tõdeti taaskord, et mõlemad arengukoostööprojekti osapooled on huvitatud koostöö jätkumisest pärast käesoleva arengukoostööprojekti lõppu ning ka CSCU veelgi laialdasemast kaasamisest (CSCU on eriti  huvitatud e-õppe korraldamisest ja vastavate programmide väljatöötamise alasest koolitusest Eesti/Tallinna eeskujul) jms. arengukoostööprojekti tegevustesse.

Koostööprojekti rahastab Eesti Välisministeerium arengu- ja humanitaarabi vahenditest.

 

MATERJALID

FOTOD